Параллельно с подготовкой творческой программы и решением хозяйственных вопросов организации Международного фестиваля Мир бардов Оргкомитетом ведется оформление необходимого для проведения мероприятия документарного пакета. Недавно были заключены договоры между Самарскими бардами, Национальным парком и Администрацией Осиновки, закрепляющие отношения сторон  в рамках подготовки и проведения Фестиваля на землях сельского поселения, имеющих особый статус как территория НП Самарская Лука. Уже к маю будет разработан и принят регламент для фестивальной поляны. В соотвествии с ним пройдет уточнение плана размещения санитарных и хозяйственных объектов, определены места сбора и порядок вывоза мусора, места костров и т.п., согласованы совместные экологические действия.
Ранее Администрация Ставропольского района согласовала с ТО Самарские барды проведение фестиваля по месту и датам, предписав заключить названные выше договоры.